Le strategie per esportare sono molteplici e in continua evoluzione. In alcuni settori, alcune sono più efficaci di altre, ma una rimane molto importante e trasversale a tutti gli ambiti: l’incontro di persona.
Le ragioni per le quali si organizza un incontro sono molteplici, ma tutte finalizzate al consolidamento della relazione con l’altro, sia esso cliente, fornitore o partner commerciale.
Rientrati di recente da un viaggio con il nostro cliente ADD, abbiamo deciso di condividere una “to do list”, un decalogo delle 10 azioni che servono per programmare un viaggio con un interlocutore estero, trasformando l’incontro in una possibilità di business:
- Individuare le controparti interessanti
- Mappare le controparti e suddividerle per aree
- Contattare le controparti per fissare l’incontro
- Definire un programma
- Individuare voli e soggiorni che siano in orari e punti strategici
- Ricevi una conferma dalle controparti
- Svolgere un’azione di remind
- Preparare l’incontro
- Gestire ogni imprevisto, prevendendo un piano B
- Definire il post-incontro
Andiamo a vedere nel dettaglio questi 10 punti, instaurando la migliore strategia one-to-one per vendere all’estero.
Come trovare clienti all’estero:
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Sommario
Individuare le controparti interessanti
Sei da poco approdato con il tuo prodotto su un nuovo mercato estero. Nei mesi scorsi hai organizzato sul tuo CRM tutti i contatti di potenziali clienti. Sono tante le realtà presenti su questo database, ma non tutte interessanti o interessate allo stesso modo.
Questo è il tuo punto di partenza: come prima cosa devi effettuare una selezione strategica dei tuoi contatti, individuando con quali e con quante delle realtà presenti vale la pena organizzare un incontro di persona.
Mappare le controparti e suddividerle per aree
Una volta fatta la prima scrematura dei contatti, è consigliabile inserirli in una mappa. Un semplice ma utile strumento per mappare le controparti è Google My Maps, che permette di inserire dei pin per ognuna delle realtà selezionate.
Una volta completata questa operazione, può essere utile suddividere le controparti per aree geografiche: la meta del tuo viaggio di lavoro per stabilire il giusto approccio per vendere all’estero sarà infatti una di queste aree.
Contattare le controparti per fissare l’incontro
Selezionata l’area e, di conseguenza, i clienti da visitare, è il momento di contattarli per informarli della tua possibile visita.
È possibile farlo tramite e-mail o – ancora meglio – tramite una chiamata. In questo caso, è bene cominciare a ipotizzare con loro un periodo generale in cui fissare l’incontro per poi definire i giorni dell’incontro nello specifico.
DA:
“Stiamo organizzando un viaggio, vorremmo venire a trovarti, pensavamo a fine Gennaio, cosa ne pensi? Tu quando sei disponibile a ricevermi?”
A:
“Il nostro incontro è confermato per il giorno 27 Gennaio alle h 11:00.”
Definire un programma
Una volta che si hanno ben chiare le disponibilità delle controparti, è importante riuscire a stabilire una tabella di marcia che permetta di ottimizzare i tempi e allo stesso tempo, dia modo di non dover rincorrere il tempo.
Per questo step l’uso della mappa per capire dove sono collocate le nostre mete è fondamentale se non si vuole girare come trottole da un capo all’altro del paese/area individuata.
Individuare voli e soggiorni che siano in orari e punti strategici
Un consiglio utile è quello di volare/spostarti molto presto oppure verso sera, ovvero quando non è possibile fissare gli incontri. In questo modo potrai sfruttare anche i “tempi morti” del tuo viaggio.
Inoltre è importante pensare bene a dove soggiornare. Ad esempio, se i tuoi primi incontri del giorno 1 sono a Monaco e quelli del giorno 2 sono in una città diversa, fai in modo di avvicinarti a essa già la sera precedente l’incontro, trovando un hotel che sia più vicino possibile al luogo d’incontro successivo.
Questo ti permetterà di:
A. guadagnare tempo
B. di arrivare all’incontro successivo più fresco e riposato.
Questo stratagemma è molto utile in alcuni paesi come ad esempio Germania o Paesi Bassi, che hanno abitudini diverse dalle nostre e, di conseguenza, orari diversi. Ad esempio, in Germania difficilmente un incontro si fissa alle ore 17: sfrutta questo a tuo vantaggio. Scegli questo orario per i tuoi spostamenti, avvicinandoti al cliente successivo.
Ricevere una conferma dalle controparti
È sempre bene accertarsi che il mio cliente/fornitore si ricordi del mio arrivo. Un’e-mail di conferma scritta è quindi fondamentale.
Quando fissi l’incontro in una azienda estera, ricordati di chiedere cosa è necessario per accedere, per rispettare le normative vigenti nel paese in cui sei ospite, come documenti, autorizzazioni e permessi.
Svolgere un’azione di remind
A ridosso della partenza, ricorda loro che stai arrivando! Richiedi in anticipo gli indirizzi esatti di dove avverranno gli incontri, sfruttando anche la possibilità di condivisione della posizione tramite servizi come Whatsapp.
Rassicura anche tu il tuo interlocutore, confermandogli il tuo arrivo una volta atterrato. Con questa semplice azione avviare i tuoi interlocutori nell’ottica dell’incontro.
Preparare l’incontro
Per poter trasformare l’occasione in un vero e proprio primo passo per iniziare a vendere all’estero è importante presentarsi ben organizzati e con le idee chiare. Un ottimo punto di partenza è quello di portare con te alcuni strumenti che possono esserti utili, come campioni, materiale di comunicazione, video esemplificativi. Inoltre, è sempre utile pensare preventivamente degli argomenti da trattare con il tuo interlocutore legati al prodotto/collaborazione che andrete a discutere.
In alternativa puoi inviare i campioni dei tuoi prodotti al tuo interlocutore e guardarli/valutarli insieme a lui, “scartando” insieme il pallet.
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Gestire ogni imprevisto prevedendo un piano B
Purtroppo non sempre tutto va come abbiamo calcolato. Può capitare che a ridosso dell’incontro, proprio quando tutto è già stato prenotato, il tuo cliente annulli l’incontro. Ciò può accadere a causa di un imprevisto, per un’urgenza o, semplicemente, può avere cambiato idea. Se questo dovesse succedere, è importante avere a disposizione un buon piano B.
Purtroppo è capitato anche a noi in occasione di un recente viaggio, dove uno degli incontri pianificati è saltato.
Quale soluzione abbiamo adottato? Sfruttare il tempo che era destinato all’incontro per fare un’analisi a scaffale dei principali competitor.
Inoltre, per poter comunque svolgere l’incontro è importante proporre soluzioni alternative, come proporre di fissare un video-incontro utile per sostituire l’incontro di persona e discutere dei temi caldi riferiti alla collaborazione. Se necessario, vale la pena insistere: ogni contatto può rivelarsi una buona occasione per vendere all’estero.
Post-incontro: trasforma il colloquio nell’occasione perfetta per iniziare a vendere all’estero
Una volta rientrati in Italia è importante gestire il post-incontro. Fai follow-up: parti ringraziando chi ti ha ospitato nella sua azienda e assolvi agli “impegni” presi in sede di incontro.
Avete parlato di un prodotto di cui non sono ancora stati mandati i campioni? Comincia inviando qualche immagine e specifica in più riguardo la novità e organizzati per la spedizione.
Non dimenticarti inoltre di attuare per tutto il percorso una buona attenzione all’ascolto delle sue esigenze e necessità. Partire dalle richieste del cliente può essere molto utile per definire i prossimi step della tua strategia.
Siamo giunti alla conclusione del tuo percorso in 10 step per vendere all’estero, partendo da un colloquio di persona! Seguendo questi consigli potrai pianificare un viaggio senza sprechi di tempo ed energie contribuisce al successo degli incontri stessi.
Come in ogni strategia, la pianificazione costituisce lo step 0, nel quale “zero” non è riferito al valore di questa azione, ma rappresenta la solida base dal quale partire per organizzare un viaggio presso un cliente estero!
Penelope Piretti