Le strategie per esportare sono molteplici e in continua evoluzione. In alcuni settori, alcune sono più efficaci di altre. Una però rimane molto importante e trasversale a tutti gli ambiti: l’incontro di persona

Le ragioni per le quali si organizza un incontro sono molteplici, ma tutte finalizzate al consolidamento della relazione con l’altro, sia esso cliente, fornitore o partner commerciale.

In questo momento storico, dettato dalla pandemia, riuscire a organizzare degli incontri di business con i propri interlocutori è tanto complesso quanto importante. 

Rientrati di recente da un viaggio con il nostro cliente ADD, di cui abbiamo già parlato in questo approfondimento, abbiamo deciso di condividere una “to do list”, un decalogo delle 10 azioni che servono per programmare un viaggio con un interlocutore estero.

  1. Individuare le controparti interessanti
  2. Mappare le controparti e suddividerle per aree
  3. Contattare le controparti per fissare l’incontro
  4. Definire un programma
  5. Individuare voli e soggiorni che siano in orari e punti strategici 
  6. Ricevi una conferma dalle controparti
  7. Ricorda loro che stai arrivando
  8. Prepara l’incontro
  9. Gestisci l’imprevisto: Piano B!
  10. Post-incontro

1. Individuare le controparti interessanti

Sei da poco approdato con il tuo prodotto su un nuovo mercato estero. Nei mesi scorsi hai organizzato sul tuo CRM tutti i contatti di potenziali clienti. Sono tante le realtà presenti su questo database, ma non tutte interessanti o interessate allo stesso modo.

Questo è il tuo punto di partenza: come prima cosa devi individuare con quali e quante delle realtà presenti vale la pena organizzare un incontro di persona.

2. Mappare le controparti e suddividerle per aree

Una volta fatta la prima scrematura dei contatti, è consigliabile inserirli in una mappa (con lo strumento Google My Maps è molto facile e comodo mappare le controparti, inserendo per ognuna dei pin).

Una volta completata questa operazione, può essere utile suddividere le controparti per aree geografiche; la meta del tuo viaggio di lavoro sarà infatti una di queste aree.

3. Contattare le controparti per fissare l’incontro

Selezionata l’area e, di conseguenza,  i clienti da visitare, è il momento di contattarli per informarli della tua possibile visita.

È possibile farlo tramite e-mail o – ancora meglio – tramite una chiamata. In questo caso, è bene cominciare a ipotizzare con loro un periodo generale in cui fissare l’incontro per poi definire i giorni dell’incontro nello specifico. 

DA:

Stiamo organizzando un viaggio, vorremmo venire a trovarti, pensavamo a fine Gennaio, cosa ne pensi? Tu quando sei disponibile a ricevermi?

A:

Il nostro incontro è confermato per il giorno 27 Gennaio alle h 11:00.

4. Definire un programma

Una volta che si hanno ben chiare le disponibilità delle controparti, è importante riuscire a stabilire una tabella di marcia che permetta di ottimizzare i tempi e allo stesso tempo, dia modo di non dover rincorrere il tempo.

Per questo step l’uso della mappa per capire dove sono collocate le nostre mete è fondamentale se non si vuole girare come trottole da un capo all’altro del paese/area individuata.

5. Individuare voli e soggiorni che siano in orari e punti strategici 

Cosa intendo dire? Ti consiglio di volare/spostarti molto presto oppure verso sera, insomma, nei momenti in cui non è possibile fissare gli incontri.

Poi, pensa bene a dove soggiornare. Se i tuoi primi incontri del giorno 1 sono a Monaco e quelli del giorno 2 sono in una città diversa, fai in modo di avvicinarti a essa già la sera precedente l’incontro, trovando un hotel che sia più vicino possibile al luogo d’incontro successivo. 

Questo ti permetterà di: 

A. guadagnare tempo

B. di arrivare all’incontro successivo più fresco e riposato.

NB. Questo stratagemma è molto utile in alcuni paesi come ad esempio Germania o Paesi Bassi, che hanno abitudini diverse dalle nostre e, di conseguenza, orari diversi. In Germania difficilmente un incontro si fissa alle h 17. Sfrutta questo a tuo vantaggio. Dalle 17:00 comincia a spostarti, avvicinandoti al cliente successivo.

6. Ricevi una conferma dalle controparti

È sempre bene accertarsi che il mio cliente/fornitore si ricordi del mio arrivo. Un’e-mail di conferma scritta è quindi fondamentale.

Quando fissi l’incontro in una azienda estera, ricordati di chiedere cosa è necessario per accedere, per rispettare le normative vigenti nel paese in cui sei ospite: ad esempio, in questo periodo storico, green pass/tampone negativo/mascherina. 

7. Ricorda loro che stai arrivando

Per la serie: la sicurezza non è mai troppa. A ridosso della partenza, ricorda loro che stai arrivando! Fatti fornire gli indirizzi esatti di dove avverranno gli incontri (anche tramite condivisione della posizione via whatsapp).

Quando atterri, fagli sapere del tuo arrivo. Questa semplice azione comincerà a fare entrare i tuoi interlocutori nell’ottica dell’incontro.

8. Prepara l’incontro

È bene presentarsi all’incontro con le idee ben chiare. Porta con te alcuni strumenti che possono esserti utili: campioni, materiale di comunicazione, video esemplificativi.

È sempre utile pensare preventivamente degli argomenti da trattare con il tuo interlocutore  legati al prodotto/collaborazione che andrete a discutere.

In alternativa puoi inviare i campioni dei tuoi prodotti al tuo interlocutore e guardarli/valutarli insieme a lui, “scartando” insieme il pallet. 

9. Gestisci l’imprevisto: Piano B!

Potrebbe capitare che a ridosso dell’incontro, proprio quando tutto è già stato prenotato, il tuo cliente annulli l’incontro. Può avere avuto un imprevisto, aver cambiato idea, avere un’urgenza, può essere finito in quarantena! Sono tantissime le ipotesi. Se dovesse succedere, stai pronto con un Piano B.

Purtroppo è capitato in occasione dell’ultimo viaggio: uno degli incontri pianificati è saltato… 

Cosa ho fatto? Ho sfruttato il tempo che era destinato all’incontro per fare un’analisi a scaffale dei principali competitor.

Nel frattempo però non ho potuto svolgere l’incontro. Per cercare di tamponare il problema, ho convinto il mio cliente a fissare un video-incontro utile per sostituire l’incontro di persona e discutere dei temi caldi riferiti alla nostra collaborazione. Ho insistito, dopotutto mi ha dato buca… me lo deve!

10. Post-incontro

Una volta rientrati in Italia è importante gestire il post-incontro.

Fai follow-up: parti ringraziando chi ti ha ospitato nella sua azienda e assolvi agli “impegni” presi in sede di incontro.

Es. avete parlato di un prodotto di cui non sono ancora stati mandati i campioni? Comincia inviando qualche immagine e specifica in più riguardo la novità e organizzati per la spedizione.

Bada bene alle necessità e alle richieste del tuo cliente e fai in modo di gestirle al meglio, definendo anche i prossimi step della tua strategia.

Possono sembrare 10 step scontati, ma organizzare un piano di viaggio senza sprechi di tempo ed energie contribuisce al successo degli incontri stessi, oggetto del viaggio.

Come in ogni strategia, la pianificazione costituisce lo step 0, nel quale “zero” non è riferito al valore di questa azione, ma rappresenta la solida base dal quale partire per organizzare un viaggio presso un cliente estero!

Penelope Piretti

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